敏捷文檔管理系統(tǒng)(DM)是一款電子文檔集中管理的資源平臺,從文檔的創(chuàng)建、歸檔、瀏覽、檢索、分享和銷毀等全生命周期過程,提供文檔集中管理與安全管控服務,滿足用戶日常文檔管理中的各種應用需求。
企業(yè)在數(shù)據(jù)管理方面通常面臨以下挑戰(zhàn):
電子文檔在終端存放,分散零亂,重要文檔、標準化資料的查找、瀏覽極不方便,在大量文檔中查找費時費力,且無法進行全文檢索,喪失了文檔的再利用的價值;
沒有完善的用戶管理、權(quán)限管理,來滿足各部門對數(shù)據(jù)共享及安全的雙重要求;
電子文檔的共享化程度低,缺少了電子文檔在企業(yè)內(nèi)部的共享流轉(zhuǎn);同時缺乏高效的文檔協(xié)作辦公,導致員工之間無法有效對文檔進行共享;
由于工作文檔經(jīng)常會被不斷的修改,文檔版本繁多,難以整合和統(tǒng)一管理,新版本覆蓋老版本,一旦再需要恢復老版本時,已經(jīng)很難找回,造成知識流失和損失。
文檔管理軟件產(chǎn)品可以做到:
文檔管理系統(tǒng)DM為企業(yè)搭建一個電子文檔集中管理的資源平臺;
建立文檔庫,個人文檔、共享文檔、外鏈等多種文件存儲模式,并可在線預覽、編輯、審計等功能;
滿足企業(yè)日常文檔管理中的各種需求,能夠極大的提升員工工作效率、提高文檔安全性和利用率。
文檔管理DM系可實現(xiàn)文檔集中管理和安全管控
文檔分類分級儲存:提供個人文檔中心和企業(yè)文檔庫管理,提供標簽、評論等特色功能,且可以方便的進行文檔的內(nèi)部共享、外鏈轉(zhuǎn)發(fā),增加了電子文檔的使用價值;
版本管理:支持文檔在線編輯、文檔版本更新可保留歷史版本,支持歷史版本追溯,可在線預覽、下載、版本對比;
方便的文檔協(xié)作能力:系統(tǒng)支持將文檔進行內(nèi)部共享和鏈接外發(fā),同時支持用戶在線編輯,大大的提高了工作效率;
文檔運營和審計管理:支持統(tǒng)計文檔種類、文件數(shù)量、文檔活躍狀態(tài)等信息,具備可視化、多維度運營分析展示。
海量集中存儲能力—采用可擴展的云存儲技術,提供PB級的存儲空間,支持動態(tài)擴容,滿足企業(yè)文檔集中存儲要求。
文檔在線處理能力—支持在瀏覽器上直接在線預覽文檔庫中的Office文檔、圖片及流媒體文件等各類格式的文檔;支持在線編輯。
文件流轉(zhuǎn)和歸檔—個人文檔庫中的文件通過文件流轉(zhuǎn)審批通過后,可歸檔進入到文檔庫中。
高效文檔協(xié)作能力—提供個人文檔中心和企業(yè)文檔庫管理,提供標簽、評論等特色功能,可方便的進行文檔的內(nèi)部共享、外鏈轉(zhuǎn)發(fā)。
智能文檔搜索—采用智能搜索引擎實現(xiàn)對電子文檔的快速檢索,可以進行全文檢索。對開啟檢索共享的個人文件可允許其他用戶檢索查看、借閱。
多層次智能權(quán)限管理—提供完善的權(quán)限管理與安全機制,提供多層次顆粒度的權(quán)限控制,確保電子文檔分享利用有序進行。